La mercancía vencida no es, para el inventario, la que ya pasó su fecha en el estante: es la que sigue sumando en el número del inventario mientras nadie la retira de ahí. Un producto vence, pero el número que muestra el inventario no cambia solo porque el calendario avanzó: sigue ahí, contada entre las existencias, hasta que alguien la da de baja. Esa diferencia entre lo que el sistema todavía cuenta y lo que ya no se puede vender es, en la práctica, una pérdida doble: primero porque el producto no se vendió, y después porque el inventario sigue contándolo entre las existencias.
Para quien atiende un mostrador, esa pérdida no se nota el día que ocurre: se nota semanas después, cuando alguien cuenta el estante y no entiende por qué el sistema dice que hay más de lo que en realidad queda. Esta guía repasa el problema en el orden en que conviene resolverlo: cómo detectar a tiempo lo que se acerca a su fecha, qué hacer con eso antes de que se pierda del todo, y cómo dejar registrada la pérdida para que el inventario vuelva a decir la verdad. Ninguno de los tres pasos es un trámite aparte: es la misma decisión de todos los días, tomada a tiempo o tomada tarde.
Detectar antes: la alerta de vencimiento
Kadex marca los productos que se acercan a su fecha de vencimiento antes de que lleguen a ella, para que aparezcan en la vista del negocio con tiempo de actuar y no el día en que ya no se pueden vender. La fecha se carga por producto y por tienda, y la ventana de aviso es configurable —siete días antes por defecto—, a tu medida según lo que necesite cada negocio. Sin esa alerta, la forma de enterarse es ir a revisar el estante producto por producto, una tarea que compite mal con cobrar y atender al mismo tiempo.
Con la alerta activa, esos productos aparecen marcados en la grilla de venta y en las notificaciones, sin un paso extra ni una planilla aparte. El control completo —costo, precio y existencias por producto— está explicado en el control de inventario para tu negocio; la alerta de vencimiento es la parte que avisa a tiempo. Y si pese al aviso un producto llega vencido hasta la caja, todavía queda una última barrera: el producto vencido queda marcado en rojo en esa misma grilla de venta, y los que están por vencer aparecen marcados aparte con los días que les quedan. Si aun así un cajero lo toca para cobrarlo, el sistema le avisa antes de seguir. La alerta no decide qué hacer con el producto ni a qué precio venderlo: solo lo saca del olvido y lo pone en la lista de lo que hay que resolver esta semana, no el día que ya no se puede vender.
Decidir a tiempo: qué hacer antes de que venza
Cuando un producto aparece marcado como próximo a vencer, hay tres caminos: rotarlo para que salga primero, rebajar su precio para que se mueva antes de perderse del todo, o retirarlo si ya no tiene sentido ofrecerlo. Ninguno de los tres ocurre solo: es una decisión que toma quien atiende el negocio, no algo que el sistema resuelva por su cuenta.
Rotar es la parte más simple: ubicar el producto más próximo a vencer donde se vea y se tome primero, y dejar más atrás el que acaba de entrar. Cuando eso no alcanza —porque queda más cantidad de la que se va a vender a tiempo— rebajar el precio ayuda a mover lo que resta antes de que se pierda; esa rebaja la decide y la carga quien atiende el mostrador, no una función automática del sistema. Y cuando ninguna de las dos alcanza a tiempo, retirar el producto de la venta es la última decisión, antes de que deje de ser mercancía por vencer y pase a ser, directamente, una pérdida.
Qué tanto conviene tener de un producto para que este problema no se repita es una pregunta distinta —cuánto reponer y cuándo—, que tiene su propia guía.
Registrar la merma: para que el inventario no mienta
Un producto que se pierde por vencimiento tiene que restarse del inventario igual que se resta uno que se vendió. Si nadie lo hace, esa cantidad sigue sumando en el número del sistema, y la ganancia que ese producto todavía prometía nunca llega.
Es la misma lógica que ya explica el control de inventario para tu negocio sobre el conteo físico: el número del sistema es tan bueno como lo que se le carga, y una pérdida que no se registra es, para el inventario, una salida de mercancía que nunca quedó registrada: la cantidad sigue contada entre las existencias. Registrar la merma es exactamente eso, y en Kadex tiene su propia operación: un ajuste de stock con motivo propio —«Pérdida» o «Dañado»—, que descuenta la cantidad, deja constancia de quién lo hizo, cuándo y por qué (con una nota si hace falta), y muestra en el detalle cuánto dinero representó esa pérdida. El registro es definitivo: una corrección posterior no lo borra, lo complementa. Así un producto vencido deja de sumar en el inventario el mismo día que termina en la basura — y queda la traza de por qué.
Llevar esa cuenta también sirve para algo más allá del día a día: exportar el detalle de existencias y compararlo entre un mes y otro deja ver si la mercancía vencida se concentra siempre en los mismos productos, algo que mirando un solo mes a la vez es difícil de notar.
Un ciclo, no tres tareas sueltas
Detectar a tiempo, decidir qué hacer y registrar lo que se pierde son tres pasos distintos, pero cuando falta alguno de los tres, el resultado es el mismo: el inventario dice una cosa y el estante dice otra. Cerrar el ciclo completo —alerta, decisión, registro— es lo que mantiene el número del inventario cerca de lo que realmente hay, en lugar de una foto vieja de cuando todavía no se había perdido nada. Prueba Kadex 30 días y revisa qué productos de tu inventario están por vencer antes de que se conviertan en una pérdida silenciosa.
Preguntas frecuentes
¿Cómo detecta Kadex la mercancía que está por vencer?
El sistema marca los productos que se acercan a su fecha de vencimiento antes de que lleguen a ella, en la grilla de venta y en las notificaciones.
¿Qué pasa con el inventario si un producto vence y no se registra la pérdida?
La cantidad sigue sumando en el número del inventario: la pérdida no desaparece sola, hay que restarla para que el número vuelva a coincidir con lo que hay en el estante.