Licencias de punto de venta: por caja, usuario o red

La licencia de un punto de venta es el permiso de uso del software, y lo que la define no es el precio: son dos cosas que conviene buscar antes que la cifra. La primera es la unidad que cobra —si el permiso vale para un equipo, para un usuario, para un local o para toda una red— y la segunda es el plazo, es decir si se paga una vez o si hay que renovar para seguir usándolo. Dos sistemas con el mismo precio de lista pueden costar muy distinto al año siguiente según cómo respondan esas dos preguntas.

La diferencia no se nota al contratar. Se nota el día en que el negocio abre la segunda caja, suma a alguien al mostrador o cambia la computadora — justo cuando menos ganas hay de descubrir una sorpresa en la factura. Esta guía explica las cuatro unidades de cobro que existen, qué cambia entre pagar una vez y renovar, y qué preguntar antes de firmar.

Cómo se cobra la licencia de un punto de venta

Hay cuatro unidades posibles, y conviene identificar cuál usa cada sistema antes de mirar el precio:

• Por equipo o por caja. Cada computadora que corre el sistema necesita su propia licencia, aunque las dos estén en el mismo local y conectadas a la misma red.
• Por usuario. Se cobra por cada persona con cuenta propia: el dueño, el cajero del turno de la mañana, el del turno de la tarde.
• Por local. Un permiso cubre todo lo que ocurra dentro de una dirección física, sin importar cuántas cajas o personas haya.
• Por red local. El permiso cubre todos los equipos conectados a la misma red del negocio, que es una forma distinta de decir "todo lo que está bajo el mismo techo y conectado entre sí".

Las dos primeras crecen con el negocio: cada caja o cada persona que se suma vuelve a sumar en la factura. Las dos últimas no. Esa es la diferencia práctica, y es la que conviene tener clara antes de comparar cifras.

Pago único o renovación: qué cambia además del desembolso

El plazo es el segundo eje. Una licencia de pago único se compra una vez y el permiso no vence. Una suscripción se paga por período y da acceso mientras se siga pagando. La comparación entre las dos se queda en el desembolso —una pide más al principio, la otra reparte— y ahí se detiene, que es donde deja de ser útil.

Lo que conviene mirar es otra cosa: qué pasa el día en que dejas de pagar. En un esquema de suscripción el acceso dura lo que dure la suscripción. En uno de pago único hay que preguntar qué cubre la renovación: si es obligatoria para seguir operando, o si solo da derecho a actualizaciones. Son dos escenarios distintos con el mismo nombre comercial.

Y una pregunta más, que se hace menos de lo que se debería: qué pasa con tus datos. No es lo mismo perder el acceso al programa que perder el historial de ventas del negocio.

La unidad de cobro es la que decide cuando abres la segunda caja

Aquí está el punto que la comparación de precios no muestra. Imaginemos dos sistemas que cuestan lo mismo el primer día. El primero cobra por equipo; el segundo, por red local. Mientras el negocio tenga una sola caja, son idénticos. El día que se suma una terminal para atender el salón, el primero vuelve a cobrar y el segundo no se mueve. Al tercer punto de cobro, la distancia ya no se recupera.

Por eso la pregunta correcta no es cuánto cuesta la licencia, sino cuánto va a costar cuando el negocio esté como quieres que esté en dos años. La cifra que te van a mostrar es la del primer día; el escenario que decide es el otro. El tipo de sistema que elijas condiciona además qué modelos están disponibles: los que guardan los datos en servidores del proveedor cobran por período, porque el servicio que prestan es continuo. La inversa no se cumple: que un sistema cobre por período no significa que tus datos vivan en el servidor de alguien más — son dos decisiones independientes, y conviene preguntar por las dos.

Cinco preguntas antes de firmar

Ninguna requiere saber de software, y todas tienen respuesta corta. Si alguna no la contestan con claridad, esa es la respuesta:

1. ¿La licencia es por equipo, por usuario, por local o por red? Si la respuesta es "por instalación", pide que te aclaren si dos computadoras del mismo local cuentan como una o como dos.
2. ¿Qué pasa si cambio o formateo la computadora? Pregunta si la licencia se reactiva y cuántas veces.
3. ¿La renovación es obligatoria para seguir usando el sistema, o solo para recibir actualizaciones? De las cinco, es la que más dinero mueve a lo largo del tiempo.
4. ¿Puedo exportar mis datos si dejo de usar el sistema, y en qué formato? El historial de ventas es del negocio; conviene confirmar que se pueda sacar.
5. ¿Sumar un usuario o una caja cambia lo que pago? Pide la respuesta para tres cajas, no para una.

Cómo funciona la licencia en Kadex

Kadex trabaja con suscripción, con períodos mensual, trimestral y anual —los períodos largos salen más baratos— y con 30 días de prueba completa antes de pagar nada. Esa prueba no se solicita: al instalar, el equipo la activa en el primer arranque, sin escribirle a nadie. Y cuando se cumplen los 30 días corre la misma gracia de 7 días que un plan pago, así que el sistema no se apaga de golpe el día que se acaba la prueba.

Sobre la tercera pregunta, que es la que más dinero mueve: al ser suscripción, la renovación es lo que sostiene el acceso, no solo el derecho a actualizaciones. Al vencer el plan hay 7 días de gracia para renovar sin interrupción; pasados esos días sin renovar, el programa sigue abriendo y puedes entrar, pero no puedes operar hasta que renueves. Y sobre la cuarta conviene separar dos cosas que se confunden: tus datos no se borran ni se tocan —siguen íntegros en el equipo del negocio, y el sistema se destraba en el momento en que renuevas, sin reinstalar ni volver a cargar nada—, pero que estén intactos no es lo mismo que poder sacarlos con el plan vencido. Con el plan al día, los reportes de ventas —resumen, por producto, por categoría, por método de pago y por tienda— se exportan a CSV desde el propio sistema; con el plan vencido, el camino es renovar y volver a operar.

Sobre la segunda pregunta —qué pasa si cambias o formateas la computadora— hay que separar dos cosas, y la que más importa es la segunda.

La prueba queda ligada a esa computadora: reinstalar el sistema o borrar los datos no la devuelve, porque el registro de la prueba no vive dentro de la carpeta de la aplicación. Si se altera, el sistema la da por consumida.

Y en el plan Offline, la licencia que compras queda ligada al equipo donde la instalas. Conviene precisar qué significa «el equipo», porque no es lo que suele temerse: la licencia sigue valiendo si cambias una pieza —una fuente, la placa— y también si cambias el disco clonándolo o restaurando una imagen, así que una avería de hardware no te deja sin sistema. Lo que sí la rompe es reinstalar el sistema operativo encima: formatear genera un identificador nuevo, y poner un disco nuevo con Windows instalado de cero es exactamente el mismo caso. Mudarte a otra computadora, igual. En cualquiera de esos casos la licencia por archivo deja de validar y hay que pedir una licencia nueva al equipo de Kadex, porque no se re-vincula sola. En los planes Nube el cambio de computadora es más simple: liberas o revocas el equipo anterior en «Mis equipos», en app.kadex.net, y vinculas el nuevo. Y una advertencia sobre el archivo de licencia que te envían: a diferencia del registro de la prueba, ese sí vive entre los datos de la aplicación. Desinstalar el programa no lo borra, pero si borras los datos, la licencia se va con ellos y hay que pedir una licencia nueva al equipo de Kadex. Conviene saberlo antes de pagar y no después — es justo lo que la pregunta 2 busca destapar en cualquier vendedor, y sería incoherente hacértela recomendar y esquivarla aquí.

De ahí sale un consejo práctico que vale doble: prueba en el equipo que va a hacer de servidor en el local, no en la laptop de la casa. Ahí se gastan los 30 días, y ahí va a quedar clavada la licencia que compres después.

Sobre la unidad de cobro: el plan cubre todas las cajas y terminales de la red local —la caja, el mostrador, los celulares del personal— sin cargo por terminal ni por usuario. El límite es la red local, no la cantidad de cajas: un local en otra ubicación no queda cubierto sin cargo adicional, y hay dos caminos según el plan que tengas — en el plan Offline ese local lleva su propia licencia; en los planes Nube se suma como tienda adicional y se gestiona desde la misma cuenta.

Una distinción que conviene tener clara desde el principio: probar es automático, comprar no. El pago se coordina con el equipo de Kadex y la licencia se emite a mano; no hay un botón que la active sola. Eso no cambia lo que pagas, pero sí cambia cuándo conviene moverse: la renovación no se resuelve sola a las once de la noche del último día, así que se arranca unos días antes del vencimiento y no el mismo día en que el plan cae.

Los importes de cada plan están en la página de precios, que es la fuente que conviene mirar: aquí no los repito para que no queden desactualizados en dos lugares distintos.

Qué hacer con las respuestas

Anota las cinco respuestas para el escenario de tres cajas, no para el de hoy. Con eso al lado, la comparación deja de ser entre cifras y pasa a ser entre estructuras: cuál de los dos sistemas te vuelve a cobrar cuando el negocio crece y cuál no, y qué pasa con tus datos en cada caso si un día decides cambiar.

Esa comparación va después de otra que conviene resolver primero: qué tipo de sistema necesitas. Si el local pierde la conexión con frecuencia, la unidad de cobro es la segunda pregunta, no la primera — la primera está en la guía de punto de venta sin internet. Y si ya tienes tus cinco respuestas y quieres probarlo en tu propio mostrador antes de decidir, se descarga e instala en el equipo del local con 30 días completos por delante.

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